Quá trình mua sắm có thể khá phức tạp. Mua sắm chiến lược là một quá trình diễn ra trong toàn tổ chức. Nó đòi hỏi đầu vào từ tất cả các phòng ban và khu vực chức năng cho một tổ chức. Các tổ chức nên thành lập một nhóm mua sắm chiến lược. Nhóm này đặt ra định hướng chung cho việc mua sắm, phù hợp với chiến lược kinh doanh của tổ chức. Sau đó, nhóm sẽ sử dụng dữ liệu từ quy trình mua sắm chiến lược để phát triển và thực hiện kế hoạch mua sắm chiến lược.

Dưới đây là 7 bước dẫn đến một quy trình mua sắm thành công.

Bước 1: Tiến hành phân tích nhu cầu nội bộ - Để bắt đầu, bạn sẽ cần điểm chuẩn hiệu suất hiện tại và sau đó xác định nhu cầu và mục tiêu trước khi phát triển chiến lược mua sắm. Điều này liên quan đến việc thu thập một số loại dữ liệu khác nhau. Mục đích để thu thập dữ liệu ban đầu là để đánh giá hiệu suất hiện tại, tài nguyên được sử dụng, chi phí cho tất cả các bộ phận/chức năng trong tổ chức và dự báo tăng trưởng hiện tại
.
Bước 2: Tiến hành đánh giá thị trường của nhà cung cấp - Trong bước này, nhóm mua sắm chiến lược xác định các quốc gia tiềm năng là nguồn khả thi của các nguyên liệu thô, linh kiện, hàng hóa thành phẩm hoặc dịch vụ cần thiết. Nếu có những yêu cầu cụ thể, nó có thể giới hạn số lượng quốc gia phù hợp. Chẳng hạn, nếu một trong những nguyên liệu thô được sử dụng bởi tổ chức chỉ có thể được tìm thấy ở một quốc gia, thì các tùy chọn sẽ hẹp hơn nhiều. Đối với các sản phẩm được sản xuất, sẽ có nhiều quốc gia tiềm năng để lựa chọn. Dịch vụ có thể bị giới hạn bởi các yêu cầu công nghệ của tổ chức.

Bước 3: Thu thập thông tin nhà cung cấp - Điều quan trọng là một công ty phải lựa chọn nhà cung cấp một cách cẩn thận. Việc nhà cung cấp không thể đáp ứng các tiêu chí lựa chọn có thể dẫn đến tổn thất đáng kể cho tổ chức. Danh tiếng và hiệu quả kinh doanh của nhà cung cấp phải được đánh giá và báo cáo tài chính, báo cáo tín dụng và tài liệu tham khảo phải được kiểm tra cẩn thận. Nếu có thể, tổ chức nên sắp xếp để kiểm tra trang web của nhà cung cấp và nói chuyện với các khách hàng khác về kinh nghiệm của họ với nhà cung cấp. Việc sử dụng các đại lý, những người quen thuộc với thị trường và các bên liên quan, cũng có thể có lợi cho quá trình này.
Các tổ chức có thể chọn nhiều hơn một nhà cung cấp để tránh sự gián đoạn nguồn cung tiềm năng cũng như tạo ra một môi trường cạnh tranh. Chiến lược này cũng có hiệu quả đối với các tổ chức đa quốc gia lớn và cho phép kiểm soát tập trung, nhưng giao hàng trong khu vực nhiều hơn.

Bước 4: Xây dựng chiến lược tìm nguồn cung ứng/thuê ngoài - Dựa trên thông tin thu thập được trong ba bước đầu tiên, một tổ chức có thể phát triển chiến lược tìm nguồn cung ứng/thuê ngoài. Sau đây là các ví dụ về chiến lược tìm nguồn cung ứng:
• Mua trực tiếp: Gửi yêu cầu đề xuất (RFP) hoặc Yêu cầu báo giá (RFQ) để chọn nhà cung cấp.
• Mua lại: Mua từ một nhà cung cấp mong muốn.
• Quan hệ đối tác chiến lược: Tham gia vào thỏa thuận với một nhà cung cấp được chọn.
Xác định chiến lược phù hợp với bạn sẽ phụ thuộc vào khả năng cạnh tranh của thị trường nhà cung cấp và khả năng chịu rủi ro của tổ chức tìm nguồn cung/thuê ngoài, chiến lược kinh doanh tổng thể và động lực cho để thuê ngoài.

Bước 5: Thực hiện chiến lược tìm nguồn cung ứng
Chiến lược tìm nguồn cung ứng liên quan đến mua lại hoặc quan hệ đối tác chiến lược là chủ trương chính. Trong những trường hợp này, các nhà cung cấp có thể có các đặc điểm sau:
 Sự tham gia vào các hoạt động cốt lõi cho người mua, ví dụ như cung cấp nguyên liệu thô hạn chế cho sản phẩm cốt lõi, truy cập vào kiến thức độc quyền có tính bảo mật cao
 Một trong số lượng hạn chế các nhà cung cấp có sẵn với thiết bị/công nghệ cụ thể và đội ngũ lao động lành nghề
 Một phần của chiến lược kinh doanh rộng lớn hơn.

Để mua trực tiếp, các tổ chức có thể bắt đầu bằng Thể hiện sự quan tâm (EOI), chuẩn bị yêu cầu đề xuất (RFP) hoặc yêu cầu báo giá (RFQ) và mời thầu từ các nhà cung cấp tiềm năng được xác định là một phần của quy trình đấu thầu cạnh tranh. RFP nên bao gồm:
Tài liệu chi tiết
Thông số kỹ thuật sản phẩm hoặc dịch vụ
Yêu cầu giao hàng và dịch vụ
Tiêu chí đánh giá
Cơ cấu giá cả
Điều khoản tài chính.

Bước 6: Đàm phán với các nhà cung cấp và chọn giá trúng thầu
Nhóm mua sắm chiến lược phải đánh giá các phản hồi từ các nhà cung cấp và áp dụng các tiêu chí đánh giá của mình. Các nhà cung cấp tham gia đấu thầu có thể yêu cầu thông tin bổ sung để đưa ra giá thầu thực tế nhất và tổ chức nên cung cấp thông tin này cho tất cả các nhà thầu và cho phép họ phản hồi thông tin mới trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Sau đó, nhóm mua sắm chiến lược sẽ đánh giá các đề xuất, báo giá hoặc giá thầu đã nhận và sử dụng tiêu chí lựa chọn và quy trình để các nhà thầu trong danh sách rút gọn cung cấp các đề xuất chi tiết hơn (nếu xem xét EOIs) hoặc chọn nhà thầu thành công thứ nhất và thứ hai (nếu xem xét RFPs hoặc RFQ).
Sau khi quá trình đánh giá hoàn tất, nhóm mua sắm chiến lược sẽ tham gia đàm phán hợp đồng với nhà thầu được chọn đầu tiên.

Bước 7: Thực hiện kế hoạch chuyển đổi hoặc cải tiến chuỗi cung ứng theo hợp đồng - Nhà cung cấp chiến thắng nên được mời tham gia thực hiện cải tiến. Một kế hoạch truyền thông phải được phát triển và một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu suất sẽ cần được tạo ra bằng cách sử dụng các chỉ số hiệu suất chính có thể đo lường (KPI). Điều này đặc biệt đúng trong giai đoạn đầu sử dụng một nhà cung cấp mới. Kế hoạch chuyển đổi đặc biệt quan trọng khi chuyển đổi nhà cung cấp.

+ Cải tiến chuỗi cung ứng theo hợp đồng
Khi đưa vào các nhà cung cấp mới, cần phải chuyển thông tin và thiết lập mối liên kết với các hệ thống hậu cần và truyền thông, cung cấp đào tạo và thậm chí cả tài sản vật chất cụ thể, nếu cần. Việc thực hiện các chuyển đổi này cần có thời gian và chuyên môn để thiết lập và khởi động. Kỳ vọng trong khung thời gian này nên được thỏa thuận trong quá trình đàm phán hợp đồng với khung thời gian cho các hoạt động và giao hàng đầy đủ.
+ Kế hoạch chuyển đổi
Việc chuyển đổi từ cung cấp dịch vụ nội bộ sang nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài có thể là một trong những khía cạnh rủi ro hơn của việc thuê ngoài dịch vụ toàn cầu. Làm thế nào việc chuyển đổi sang dịch vụ thuê ngoài được xử lý; và cách nhân viên và công chúng cảm nhận nó như thế nào là rất quan trọng. Sự minh bạch và chuẩn bị là chìa khóa cho khía cạnh này của chiến lược tìm nguồn cung ứng.

Những bước đơn giản này sẽ giúp bạn và nhóm của bạn phát triển và thực hiện kế hoạch mua sắm chiến lược.

Nguồn: www.tradeready.ca
=============================
Nhanh tay đăng ký các khóa học của Viện EDINS để theo đuổi giấc mơ làm nghề trong lĩnh vực Logistics và Chuỗi cung ứng các bạn nhé.

💚 Xuất nhập khẩu, và logistics cơ bản, link đăng ký: http://bit.ly/2TWeJjo
💜 Quản trị mua hàng, link đăng ký: http://bit.ly/2tNMfKh
💚 Logistics nâng cao
💛 Quản trị Chuỗi cung ứng
💛 Quản trị Rủi ro trong logistics
💜 Nghiệp vụ quản trị kho hàng
💛 Nghiệp vụ hải quan
💜 Nghiệp vụ Marketing và Sales trong Logistics và Xuất nhập khẩu
INBOX ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ ĐĂNG KÝ HỌC NGAY TỪ HÔM NAY CÁC BẠN NHÉ 😉
☎️ HOTLINE/ ZALO: 0914 902 169